Lorsqu’un secrétaire communal quitte son poste après trente ou quarante ans de service, que perd réellement une commune ? Un collaborateur, bien sûr. Une compétence professionnelle. Une expérience. Mais potentiellement aussi quelque chose de beaucoup plus difficile à remplacer : une partie de la mémoire de l’administration. La question prend une importance particulière alors que les communes suisses rencontrent des difficultés croissantes à recruter. Au printemps 2026, PwC Suisse a interrogé 382 communes réparties dans 25 cantons et les trois régions linguistiques du pays. Près de la moitié des communes participantes comptaient moins de 2 000 habitants et 23 % des réponses provenaient de Suisse romande. Les résultats publiés en août sont révélateurs : 55 % des communes interrogées disent ressentir déjà, totalement ou partiellement, les effets de la pénurie de personnel qualifié. Les difficultés concernent particulièrement certains postes situés au cœur même de l’administration. Parmi les communes touchées par la pénurie, 46 % signalent des difficultés dans la construction et la planification, 45 % dans la chancellerie communale et 28 % dans les finances. Mais deux autres chiffres permettent de regarder le problème autrement. Parmi les défis organisationnels auxquels elles sont confrontées, 44 % des communes interrogées mentionnent leur dépendance envers des personnes clés et 32 % le risque de perte de connaissances. La pénurie ne pose donc pas uniquement la question du recrutement. Elle pose celle de la transmission. Sonceboz-Sombeval : un ancien secrétaire municipal sort de sa retraite L’exemple le plus récent se trouve dans le Jura bernois. Le 20 août 2026, la commune de Sonceboz-Sombeval annonce plusieurs changements au sein de son personnel. Parmi eux figure le départ de la secrétaire municipale Cindy Bögli. Selon la communication officielle de la commune, l’employée et les autorités exécutives ont mis fin à leur collaboration d’un commun accord. Une procédure de recrutement est immédiatement ouverte pour trouver la personne qui reprendra le poste. Mais entre le départ d’un secrétaire municipal et l’arrivée de son successeur, l’administration doit continuer à fonctionner. La Municipalité met donc en place une organisation provisoire. Et la première décision est particulièrement révélatrice : Jean-Rodolphe Zürcher, ancien secrétaire municipal désormais retraité, accepte de revenir temporairement pour assurer l’intérim. La commune indique qu’il prend en charge les tâches courantes liées aux séances du Conseil municipal et de différentes commissions : préparation des ordres du jour, procès-verbaux, correspondance, mais également certaines opérations de classement et d’archivage. La responsabilité générale de l’administration municipale est parallèlement confiée à Vincent Viret, administrateur des finances et responsable des ressources humaines. Et le reste de l’équipe est également mobilisé. La commune cite nommément Agata Klepczuk, Stéphane Schranz et Jessica Scozzari, qui assument eux aussi des tâches supplémentaires afin, selon les termes employés par le Conseil municipal, que « la machine communale tourne à plein régime ». Le cas est intéressant parce qu’il montre très concrètement ce que peut provoquer la vacance d’un poste central. Une partie des responsabilités est redistribuée entre les collaborateurs présents, tandis qu’une personne qui connaît déjà l’administration revient temporairement pour prendre en charge certaines fonctions essentielles. La réorganisation va même avoir un effet sur la formation. La commune avait prévu d’engager un nouvel apprenti employé de commerce pour août 2027. Elle a décidé de reporter cet engagement jusqu’à ce que le ou la future secrétaire municipale ait pleinement pris ses marques. Autrement dit, avant d’intégrer une nouvelle personne à former, l’administration veut d’abord stabiliser sa propre organisation. À Corcelles-près-Payerne, plus de 36 ans de service à transmettre À Corcelles-près-Payerne, dans le canton de Vaud, la situation est différente : le départ était connu et pouvait donc être préparé. Jean-François Pahud a quitté son poste de secrétaire municipal le 31 janvier 2026 pour prendre sa retraite. Il travaillait pour la commune depuis plus de 36 ans. Dans son bulletin communal de novembre 2025, la Municipalité ne se contente pas de saluer la durée de son engagement. Les termes choisis décrivent précisément la place qu’un collaborateur aussi expérimenté peut prendre dans une administration. Jean-François Pahud y est présenté comme un « pilier administratif » et comme la « mémoire vivante » de la commune. La Municipalité souligne également son rôle de lien entre les autorités, les habitants et les partenaires extérieurs. Cette expression de « mémoire vivante » résume presque à elle seule l’enjeu. Trente-six années passées dans une administration communale représentent plusieurs générations d’élus, des centaines de décisions, des évolutions réglementaires, des projets, des dossiers et des transformations du territoire. La commune avait toutefois organisé la succession avant le départ. Michaël Rey est entré en fonction comme nouveau secrétaire municipal dès le 1er décembre 2025, alors que Jean-François Pahud ne devait partir que le 31 janvier suivant. Pendant deux mois, ancien et nouveau secrétaires ont donc été simultanément présents dans l’administration. Le profil du successeur avait lui-même été présenté précisément par la commune. Âgé alors de 46 ans et domicilié à Villars-sur-Glâne, Michaël Rey disposait déjà d’une expérience importante dans les domaines administratif et financier. Il avait notamment exercé des responsabilités à la Ville de Fribourg, où il avait dirigé des secteurs administratifs et géré des équipes comptant jusqu’à 25 personnes. Son expérience couvrait également la gestion de projets, la réorganisation de services ainsi que le suivi de procédures légales et administratives. Même avec cette expérience, la commune a donc fait en sorte que le nouveau secrétaire municipal soit présent avant le départ de son prédécesseur. Cette coexistence temporaire permet au moins une chose très simple : l’ancien et le nouveau titulaire du poste peuvent travailler ensemble avant que le premier ne quitte définitivement l’administration. Veysonnaz : deux mois de transition organisés à l’avance La commune valaisanne de Veysonnaz avait elle aussi choisi d’anticiper. Lorsque le départ à la retraite du secrétaire communal Michel Fragnière est annoncé pour la fin de l’année 2024, le Conseil communal décide dès sa séance du 18 janvier de repourvoir le poste. La commune mandate même une société externe pour conduire le processus de recrutement, avec l’objectif affiché d’en garantir le professionnalisme et la neutralité. À l’issue de cette procédure, Alexandre Ferchaud est choisi. Il entre en fonction le 1er novembre 2024. Son profil présente une particularité particulièrement intéressante dans une logique de continuité : il connaît déjà la commune et son administration. Alexandre Ferchaud est domicilié à Veysonnaz et a exercé pendant cinq ans la fonction de conseiller communal. Diplômé en économie d’une HES, il est appelé à prendre en charge notamment la comptabilité, les finances et les ressources humaines. Mais cette connaissance préalable de la commune n’empêche pas le Conseil communal d’organiser une véritable transition. La communication officielle précise que le passage de relais entre Alexandre Ferchaud et Michel Fragnière doit être assuré pendant les deux derniers mois de l’année. Là encore, le principe est simple : pendant une période déterminée, celui qui connaît le poste et celui qui va l’occuper sont présents en même temps. Quand 44 % des communes dépendent de personnes clés Ces exemples locaux prennent une autre dimension lorsqu’on les rapproche des résultats nationaux de l’enquête PwC. La dépendance envers certaines personnes n’est manifestement pas un phénomène marginal puisque 44 % des communes interrogées la considèrent comme un défi organisationnel. Et près d’un tiers, 32 %, identifient directement un risque de perte de connaissances. Ces deux données doivent être distinguées de la pénurie elle-même. Une commune peut réussir à recruter quelqu’un et perdre malgré tout une partie de ses connaissances internes. Un poste peut être repourvu administrativement sans que l’expérience accumulée par son précédent titulaire ait été entièrement transmise. C’est précisément ce qui rend les périodes de transition observées à Corcelles-près-Payerne et à Veysonnaz intéressantes. Elles ne garantissent évidemment pas que plusieurs décennies d’expérience puissent être transmises en quelques semaines. Mais elles évitent au moins une rupture immédiate entre le départ d’une personne et l’arrivée de la suivante. Les cadres particulièrement difficiles à remplacer L’enquête PwC révèle également que les difficultés de recrutement augmentent lorsqu’il s’agit de fonctions d’encadrement. Un poste de cadre sur quatre reste vacant pendant plus de six mois. Cette donnée est importante pour les administrations communales car certaines des fonctions les plus difficiles à pourvoir sont précisément des fonctions structurantes : chancellerie, finances, construction ou planification. Les causes identifiées par les communes interrogées ne se limitent d’ailleurs pas aux rémunérations. Parmi les communes concernées par la pénurie de personnel qualifié, 49 % citent le manque d’expertise et 43 % les évolutions démographiques. La rémunération est citée par 34 %. Le problème est donc également celui de la disponibilité de profils possédant les compétences recherchées. Dans le canton de Fribourg, un système pour trouver rapidement des remplaçants Le phénomène est suffisamment concret pour que des mécanismes spécifiques aient été créés. L’Association fribourgeoise des agent-e-s d’administration communale, l’AFAAC, dispose ainsi d'un dispositif destiné aux administrations confrontées provisoirement à un manque de personnel. L’association explique qu’il est relativement courant qu’une administration communale se retrouve momentanément privée d’une partie de son personnel et qu’il devient alors nécessaire d’intervenir rapidement. Son système permet aux personnes disponibles pour effectuer des remplacements de s’annoncer auprès de l’association. L’AFAAC conserve leurs coordonnées et peut transmettre les informations aux communes qui en font la demande. Les communes prennent ensuite directement contact avec les personnes concernées. L’association joue donc un rôle de relais entre praticiens disponibles et administrations en recherche de renfort. L’existence même d’un tel dispositif montre que la continuité des compétences dans les petites administrations constitue une question très concrète. L’externalisation progresse également Face au manque de personnel, les communes se tournent aussi vers l’extérieur. Selon PwC, 65 % des 382 communes interrogées ont déjà eu recours à une aide externe. Parmi les communes fortement touchées par la pénurie de personnel qualifié, cette proportion atteint 86 %. Le critère qui arrive en tête lorsqu’elles recherchent un soutien externe est particulièrement révélateur : la disponibilité, citée par 78 % des communes concernées. L’urgence est donc souvent opérationnelle. Il faut pouvoir trouver rapidement quelqu’un capable d’aider l’administration à continuer à remplir ses missions. L’externalisation n’est cependant pas considérée comme une solution dépourvue de risques. L’enquête relève notamment parmi les préoccupations des communes la dépendance envers le prestataire, les coûts, la perte de contrôle et l’acceptation politique. Le défi consiste donc à obtenir les compétences qui manquent sans créer une nouvelle forme de dépendance. Transformer la mémoire individuelle en mémoire communale Les situations de Sonceboz-Sombeval, Corcelles-près-Payerne et Veysonnaz sont différentes. À Sonceboz-Sombeval, il faut répondre rapidement à un départ et réorganiser provisoirement l’administration. À Corcelles-près-Payerne, un départ à la retraite après plus de 36 années de service permet d’organiser une période commune entre l’ancien et le nouveau secrétaire municipal. À Veysonnaz, le processus de succession est lancé plusieurs mois avant le départ et se termine par deux mois de transition. Mais ces trois exemples ramènent finalement à la même question. Une commune sait-elle précisément quelles connaissances elle risque de perdre lorsqu’un collaborateur expérimenté s’en va ? La question dépasse largement la conservation des documents. Une administration peut posséder ses archives, ses règlements, ses procès-verbaux et ses fichiers tout en restant fortement dépendante des personnes capables de les comprendre, de retrouver l’information pertinente et de connaître le fonctionnement concret de l’organisation. Les chiffres de PwC montrent que les communes elles-mêmes ont identifié ce risque. Le transfert de connaissances apparaît d’ailleurs explicitement parmi les pistes mises en avant par PwC pour renforcer la capacité d’action future des communes, aux côtés de la collaboration régionale et de la numérisation. Le collaborateur « irremplaçable » devient aussi un risque organisationnel Dans une petite administration, qualifier une personne d’« irremplaçable » est souvent une manière de reconnaître son expérience et son engagement. Mais du point de vue de l’organisation, dépendre trop fortement d’une seule personne peut également devenir une fragilité. C’est exactement ce que révèle le chiffre de 44 % de communes signalant une dépendance envers des personnes clés. L’objectif n’est évidemment pas de rendre les collaborateurs interchangeables. Trente ou quarante années d’expérience ne peuvent pas être réduites à une procédure écrite. L’enjeu consiste plutôt à faire en sorte qu’une partie suffisante de cette expérience puisse rester dans l’administration après le départ de celui ou celle qui l’a accumulée. Les périodes de transition constituent une réponse possible. La documentation des procédures, la répartition des compétences, les remplacements organisés ou le recours temporaire à des personnes expérimentées en sont d’autres. À Sonceboz-Sombeval, en août 2026, cette question a pris une forme particulièrement parlante : pour assurer certaines tâches essentielles du secrétariat municipal, la commune a fait revenir Jean-Rodolphe Zürcher de sa retraite. Derrière l’anecdote se dessine peut-être l’un des enjeux les moins visibles de la pénurie de personnel dans les communes suisses. Trouver les collaborateurs de demain sera difficile. Faire en sorte que le savoir de ceux d’aujourd’hui ne parte pas avec eux pourrait l’être tout autant.