Longtemps, le secrétariat communal incarnait un lieu simple et identifiable : un guichet, des formulaires papier, quelques permanences hebdomadaires et un contact humain direct avec les habitants. Aujourd’hui, le quotidien des secrétaires communaux romands a profondément changé. Dans de nombreuses communes, les demandes arrivent désormais simultanément par téléphone, par e-mail, via les plateformes cantonales, les formulaires numériques ou encore les réseaux sociaux. Le numérique, censé simplifier les démarches administratives, a aussi multiplié les canaux de sollicitation. Et dans les petites et moyennes communes, ce sont souvent les mêmes équipes administratives qui doivent absorber cette transformation. Une administration accessible… 24 heures sur 24 Ces dernières années, les cantons et les communes suisses ont fortement investi dans les guichets virtuels et les plateformes administratives en ligne. Dans le canton de Fribourg, le portail digi-fr.ch, lancé conjointement par l’État et les communes fribourgeoises, illustre parfaitement cette évolution. La plateforme permet aux habitants d’être guidés dans leurs démarches administratives selon des “situations de vie” : déménagement, arrivée d’un enfant, attestation officielle, création d’entreprise ou encore organisation d’un événement. Selon les autorités fribourgeoises, la demande pour les démarches administratives en ligne a progressé d’environ 40 % en 2025. Le guichet virtuel fribourgeois compterait aujourd’hui environ 150’000 utilisateurs. Pour les habitants, les avantages sont évidents : accès permanent aux prestations, réduction des déplacements, simplification des formalités, suivi numérique des dossiers. Mais sur le terrain communal, cette transition nécessite une adaptation permanente. “Le numérique n’a pas supprimé le travail : il l’a transformé” Dans de nombreuses communes romandes, les secrétaires communaux doivent désormais gérer à la fois : les demandes physiques au guichet, les appels téléphoniques, les courriels, les formulaires numériques, ainsi que l’assistance aux habitants en difficulté avec les outils digitaux. Car contrairement à certaines idées reçues, la digitalisation ne fait pas disparaître le besoin d’accompagnement humain. Les personnes âgées, certains nouveaux arrivants ou des habitants peu à l’aise avec les procédures numériques continuent de solliciter fortement les administrations locales. Le portail fribourgeois digi-fr.ch lui-même rappelle d’ailleurs que les guichets physiques restent “essentiels” et que le numérique vient compléter l’offre existante “sans s’y substituer”. Dans les petites communes, cette réalité est particulièrement visible. Le secrétaire communal devient souvent à la fois : assistant administratif, support technique, relais d’information, et accompagnant numérique de proximité. Le cas du canton de Fribourg Le canton de Fribourg constitue aujourd’hui l’un des exemples les plus avancés de mutualisation numérique entre canton et communes. Le projet DIGI-FR, développé avec l’Association des communes fribourgeoises (ACF), vise à centraliser et harmoniser de nombreuses prestations administratives. Le principe est simple : permettre aux habitants d’accéder à un portail unique, sans devoir comprendre si leur démarche dépend de la commune ou du canton. Selon les autorités fribourgeoises, la population “ne raisonne pas en termes de compétences institutionnelles”, mais cherche surtout une solution rapide et compréhensible à ses besoins quotidiens. Concrètement, les communes doivent désormais intégrer : des systèmes d’authentification sécurisés, des outils de signature électronique, des paiements en ligne, la gestion numérique des documents, ou encore des plateformes de réservation et de demandes administratives. Pour les secrétaires communaux, cela implique de nouvelles compétences techniques et une formation continue de plus en plus importante. Une pression accrue dans les petites communes Cette évolution n’a toutefois pas le même impact partout. Dans les grandes villes, les services informatiques et les équipes administratives sont souvent structurés pour accompagner la transition numérique. Dans les petites communes, en revanche, les ressources restent limitées. Certaines administrations fonctionnent avec quelques collaborateurs seulement, parfois polyvalents sur l’ensemble des tâches communales : population, permis, correspondance, finances, séances municipales ou encore communication. La transformation numérique vient alors s’ajouter à une charge administrative déjà conséquente. Dans plusieurs cantons romands, les associations de communes soulignent régulièrement les difficultés de recrutement dans les fonctions administratives locales, notamment pour les postes nécessitant à la fois des compétences juridiques, administratives et désormais numériques. Cybersécurité : une nouvelle responsabilité Autre sujet devenu incontournable : la protection des données et la cybersécurité. Les administrations communales gèrent aujourd’hui des informations sensibles : données personnelles, documents officiels, informations fiscales, dossiers liés aux habitants. Le développement des prestations numériques impose donc des exigences croissantes en matière de sécurité informatique. Le canton de Fribourg souligne notamment que son guichet virtuel repose sur des systèmes sécurisés compatibles avec les exigences suisses de protection des données et sur l’utilisation de SwissID comme solution d’authentification. Mais pour les secrétaires communaux, cette évolution signifie aussi davantage de vigilance, de procédures et de responsabilités. Le maintien du lien humain reste central Malgré l’accélération numérique, une réalité demeure constante dans les communes romandes : le besoin de proximité. Pour beaucoup d’habitants, le secrétariat communal reste le premier contact avec l’administration publique. Un déménagement, une naturalisation, un décès, un problème de voisinage ou une simple demande d’information passent encore très souvent par un échange humain direct. C’est précisément ce qui explique pourquoi de nombreuses communes cherchent aujourd’hui un équilibre entre modernisation numérique et maintien du contact de proximité. Le défi n’est donc plus seulement technologique. Il devient profondément humain et organisationnel. Car derrière chaque portail numérique, chaque formulaire en ligne ou chaque attestation téléchargée, il y a encore, très souvent, un secrétaire communal qui répond, vérifie, accompagne et rassure.